Mit dem Wachstumschancengesetz wurde die E-Rechnungspflicht eingeführt. Seit Januar 2025 müssen Unternehmen in der Lage sein, E- Rechnungen zu empfangen, zu bearbeiten und revisionssicher zu speichern. Als E-Rechnung gilt dabei nur eine Datei, die ein strukturiertes elektronisches Format aufweist, das konform zur EN 16931 (einheitliche, europäische Norm) ist. Typische E-Rechnungen sind XRechnung (im XML-Format) oder ZugFeRD 2.0
Der Versand einer PDF-Datei per E-Mail ist KEINE elektronische Rechnung und erfüllt nicht die Voraussetzungen einer E-Rechnung. Hierbei handelt es sich lediglich um eine „sonstige Rechnung“, die einer Papierrechnung gleichgestellt ist. Nach heutigem gesetzlichen Stand darf bis 31.12.2027 der Vorsteuerabzug auch aus einer „sonstigen Rechnung“ gezogen werden, die ordnungsgemäß ist. In Zukunft ist damit zu rechnen, dass die E-Rechnung zwingende Voraussetzung für den Vorsteuerabzug wird.
Wichtig ist jetzt zu prüfen, ob Ihr unternehmensinternes Fakturierungsprogramm in der Lage ist, normgerechte E-Rechnungen zu erstellen und zu versenden. Außerdem müssen Sie als Unternehmer sicherstellen, dass Sie eingehende E-Rechnungen im ursprünglichen Zustand abspeichern und sichern. Dabei ist es wichtig, dass der Absender der E-Rechnung verifiziert werden kann. Prozesse müssen neu gedacht und entwickelt werden, um Eingangsrechnungen effizient zu bearbeiten und die unternehmerischen Tätigkeiten nicht zu gefährden.
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